大学アドミニストレーターを目指す大学職員のブログ

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IRと大学職員⑩IRと現場のズレの一考察

 IRを行っていく(データを収集し、分析し、報告する)上で、自分も含め、他の方々からの話や聞こえてくる意見には、次の様なものがありました。

①IRが行った分析はまったく的外れである。

②IRの分析は、ずれている(自分が行った分析はどうやらずれがあるようだ)

③改善策がまったく示されていない

それでは、どうしてこのようなズレがあるとされるのでしょうか。今回はこのズレについて考察してみます。

まずIRの過程を下記とします。(IRの流れやステップについては、いくつかあります)この流れでは、Aという事象・課題があり、その解決の為に関連するデータを収集し、分析し、報告するというものです。なお、IRを担う者をIR担当者、Aに関連する人をA関係者(学生、教職員、執行部、部局等々)とします。

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このステップでは、どこにズレが生じてしまう可能性があるのでしょうか。

まず1)Aという課題ですが、次が考えられます。

●Aという問題点が正しく把握されていない。(何かあるぞとボンヤリした感覚からデータを使って可視化していく事はあります)

●A関係者とIR担当者のAに対する認識が異なっている。

●IR担当者もしくはA関係者のどちらかがAに対する知識がない(もしくはIR担当者が、知識や暗黙知についてヒアリング等を行い、理解していない)

3番目は、例えば集計したデータを統計ソフトに取り込んで、分析するだけならなくてもいいのかもしれませんが、解釈する上では必ず必要です。

 

次に2)データ収集です。

●そもそもデータ定義が、A関係者とIR担当者で異なっている。(例えば、GPAは全ての履修科目の成績から算出していると捉えていたIR担当者と、GPA計算除外科目(群)を設定していたA担当者ではデータの捉え方が異なってしいまいます。)

これを解決するには、データ定義やデータが何処にあるかといったデータカタログの取り組みが考えられます。

 

3)データ分析のズレとしては

●その分析手法が、本当にいいのかが判断できない。

●そもそも分析結果についてA関係者が理解できない。

これは、IR担当者何人かに聞いても、集計レベルが基本で必要に応じて統計分析を行うといった人や、データを可視化しやすさに優れているBIツールを使っている人、統計ソフトを使っている人がいますが、原因はデータや統計に対する知識理解の差が表れてしまいます。ここはIR担当者の腕の見せ所で次のステップの報告で如何に分かりやすく見せるかだと思います。

 

4)報告についてはこんな過去記事があります。 

as-daigaku23.hateblo.jp

 ここのチェックが出来ていない場合も、ズレの一因になる場合があります。あとは3)と同じように

●報告に対する分析結果が読み取れない(統計に入ってしまうと、会議の場では質問されてなくとも、「あれはどういう意味か」と後で聞かれる事がありますので、そこも留意すべき点です)

●報告への期待と現実が異なる。例えばA関係者は、データ収集・分析から、何をどのようにやればいいのかを事細やかに書いてあると期待している場合もあれば、今のAという事象をデータによって可視化出来ればよいと考える場合もある。

この2点目については、大学によってIRをデータ収集・分析・報告だけとする場合もあれば、企画まで求める事があります(特に企画室内に配置されているなど)このズレは実は大きいのではと思っていて、A関係者は解決策まで求めているのに、IR担当者としては分析結果から「●●という事が言える」だけであれば、かなりズレが出てしまいます。)

5)A´は、Aが変わる為への時間や労力のズレがあるのではないでしょうか。

●分析・報告を行えばすぐに改善が出来るとA関係者は捉えている。(IRの分析結果が出ればすぐに改善ができると、データの分析結果を魔法の杖や劇的に効く薬のように捉えられている。またIR担当者が全てを示し、指示してくれるかもしれないという期待とIR担当者のそこまではできないというギャップ)

 

いくつか思い浮かぶものをステップ毎に1~2つのギャップの要因を挙げてみました。大規模大学ならともかく、小中大学だと解決策としてA関係者とIR担当者とのコミュニケーションかと思っています。お互いに指摘できる関係づくりが、データを情報に変換し、大学の教育研究を進めるインテリジェンスにしていく事が進むのではないでしょうか。

 

 

IRと大学職員⑨その大学のIRは何を目指すのか

 IRに関する研究会に参加していると、どのようにIRを活用するかといった議論がよく出てきます。本ブログではこの点について、IR担当者と大学執行部では活用の捉え方は違う事や、IRを活用するのではなく、データや情報をどう活用するかと検討する必要があるとしてきました。

 また〇〇型IRとつけることで①IR室の機能の制限、②IR室がアクセスできる情報への制限などが出てくる恐れがあると提起した事もあります。

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 大学のIRは、例えば教学IR、EMIR、経営IR、財務IR、一元化IR、分散化IRなど、IRの前に様々な語句がつく場合が今も多くあります。確かに類型化する事で、その大学や取り組みがどのような位置づけなのかは分かりやすいという利点も否定はできません。そして〇〇型IRの取組事例もよく目にします。

 ただここで感じるのは、〇〇は機能や目的なのか、組織形態なのかという事です。

例えば

機能面や目的例として(もしくは考えられるものとして)次のようなものがあります。

〇GPAを使った分析事例を中心とした教学IR

〇中退目的等を目的としたEMIR

〇入学時の学力調査や学修行動調査、GPAを基に学生を類型化し、適切な支援を行う学生支援IR

〇経営、特に運営管理を目的としたIR

〇研究に関する分析(論文の引用数)を目的とした研究IR

〇財務分析を行うIR

 

そして組織面として、こんなものが考えられます。

〇一元化IR(例えば評価室、IR室、高等教育センターやFDセンターが担当)

〇分散IR(各部局や部署がそれぞれIR業務を行う)

〇コンソーシアム型IR(大学IRコンソーシアムに加わり、共同の調査を行う)

 

この〇〇IRは、その事例を一言で表すには良いかと思いますが、個人としては機能と組織をきちんと示すべきではないのかと考えています。例えば「教学分散型IRや、一元化学生支援型IR」などと表してもいいのではないでしょうか。このへんは先行研究の蓄積と分類が必要ですね。

 

一職員の誤変換データ収集レポートから見る用語の確認

 IME(文字入力をサポートするソフトウェア)には、誤変換を記録し、情報をマイクロソフトに送信する機能があります。ふと、その記録(誤変換レポート)を見てみると誤変換例として面白いものがいくつかありましたので、ちょっと紹介してみます。

 なお、用語の意味の確認は、日本国語大辞典から引用します。また最初の誤変換編はしょうもない内容です。

 

誤変換編

1.「内戦表」と「内線表」

 部署や部局同士で戦っているのでしょうか(いや、冗談ではない場合もあります)。所属機関は、内戦はキャンパス内ですが、全職では支店にいても本社まで内線で電話できました(新人研修が終わり、各支店に全国に散らばる時に人事部の内線を教えてもらった思い出があります。まあ業界が特殊で、業界の電話というのもあったのですけど)。

2.「会最高」と「開催校」

 おそらく「学会や研究会の開催校として」というような文章の際の誤変換ですね。いや、開催校で会最高と言えるようなものあれば、言うまでもないのです。

3.「事項教育」と「自公教育」と「自校教育」

 建学の精神を教える事を目的とした自校教育を実施している私学があります。詳しい解説は大学ポートレートに記載されています。

自校教育|大学ポートレート(私学版)

4.「項待遇」と「公待遇」と「好待遇」

 単純な変換ミスですね。しかし好待遇の文言をどこで使ったのかが思い出せません。

5.「内製化」と「無いせいか」

 研修の内製化とかで使用する言葉ですね。

6.「禅譲」と「前条」

 前条は、規程作成や関連業務でよく打ち込む言葉です。禅譲は殆ど使う機会がない言葉ですが、意味を調べると次のようです。

(1)中国で、帝王がその位を子孫へ伝えないで有徳者に譲ること。堯が舜に、舜が禹に帝位を譲った類。

(2)天皇または支配者がその位を後継者に譲ること。譲位。

(3)一般に、権力の座を話し合いで譲り渡すこと。

  3番の意味であれば、もしかしたら使うかもしれませんね。

7.「複学」と「副学」

 複学は、日本国語大辞典には記載されていないようですが、大学では使用される言葉です。複学規程というのはありませんが、学籍や再入学に関する規程で見かける語句です。

8.「明示」と「明治」

 

意味使い分け編

ここからはどちらの意味でもおそらくは使用するものを列挙していきます。正しくは誤変換ではないのですけど、ソフトウェアが誤変換と認識した語句です。

1.「主観」と「主管」と「主幹」

主観

(1)体験、認識、行動などの対象に対して、体験し表象し思惟し認識し感動し意志する当のもの。主体。また、その意識。⇔客観。

(2)自分ひとりの考え方。⇔客観。

主管

(1)ある物事を主となって管轄、管理すること。また、その人や役。

(2)支配人。番頭。

主幹

(1)仕事の中心となる人取締り。もとじめ。

(2)物事を構成する中心となるもの。

 主管部署と主幹部署と書くと、同じようで意味は異なります。上記を見ると主管は管理の中心となるという意がありますし、主幹は仕事の中心となるという意味で使われるようです。

 2.「私見」と「試験」

 (イメージですが)文書で「私見ですが~」とはあまり使わないような気がします。特に個人の価値観や体験を基に仕事をする事は少ないように思っているせいですね。

3.「就学者」と「修学者」

 「者」をいれると調べにくいので、「就学」と「修学」で調べてみます。

「就学」

(1)教師について学問を修めること。

(2)教育を受けるために入学すること。学校にはいって生徒となること。また、在学していること。

「修学」

学校に入って学問すること。 

 なお、学校教育法では「就学」は義務教育等の箇所に出てくる文言です。

4.「実状」と「実情」

 日本国語大辞典ではどちらも同じ意となります。標記が【実情・実状】となっており、意味は次の通りです。

(1)(実情)真実の心情。まごころ。真情。

(2)実際の有様。ありのままの事情、状況。

  辞典では同一ページですが、心情は「実情」として使うとしている説明も見かけます。

5.「学修」と「学習

「学修」

勉強して学問を身につけること

「学習」

(1)学びならうこと。学校などで勉強すること。

(2)教育学で、広くは精神、身体の後天的発達をいい、狭くは、過去の経験をもとに新しい知識や技術を習得することをいう。

(3)心理学で、経験によって、過去の心理的、行動的な経験をこえて新たな行動の仕方を習得すること。

  これらの使い分けは、様々な文書を作成する際にどうしようかと悩む事があります。また辞典以外にも、認証評価の観点から、大学基準協会の用語集にはこれらについて定義がされています。

http://juaa.or.jp/images/publication/pdf/other/yougo.pdf

6.「勧奨」と「観賞」

 「勧奨」とは、奨励という意ですね。ただこれをググると「退職勧奨」関連がヒットします。

「勧奨」

すすめはげますこと。ほめてひきたてること。奨励。 

 7.「規程」と「規定」 

 これ、自分は気をつけないと間違えてしまいそうなものの一つです。下の意味からでも分かりますが、規定がまとまって規程となります。つまり、「大学○○規程」という規程名はいいですが、「大学○○規定」はおかしいという事ですね。規程を見ていただくと、「第○条 ~~~について規定する」と述べられているものが散見されます。

「規程」

(1)規則。「規定」に対して「規程」は、一定の目的のために定められた一連の条項の総体を指していう。

(2)官公署などで、内部組織や事務の取扱いを定めたもの。

「規定」

(1)物事のやり方をきまった形にきめ定めること。また、そのきまり。規制。→規程。

(2)法令、規則などの中に個々の条文として定めること。また、その条文、条項。

(3)ある事物の概念をはっきりきめ定めること。

(4)化学で、溶液の濃度の表わし方の一つ。一規定は、溶液一リットル中に溶質が一グラム当量含まれている濃さをいう。

(5)「きていしゅもく(規定種目)」に同じ。

 ここから先は意味を書くまでもない言葉となります。使用頻度の偏りはありますがどちらも使用する語句です。

「証明」と「照明」

「家庭」と「課程」

「機関」と「期間」

「零時」と「例示」

「後者」と「校舎」

「提示」と「定時」

「相関」と「創刊」

 

  これらを見るとまあ色々誤変換をしているもんだなと思います。いや、誤変換に気づけばいいのですが、気付かないまま文書を提出してしまう可能性もあるので気をつけないといけないですね。ちなみに「規程」と「規定」が一番嫌いです。 

IRと大学職員⑧レポート・報告書におけるチェックリスト

 今回のテーマは、IR担当者が行う分析報告の報告書についてです。前回の報告における気をつけている事項について今回は少し報告書をテーマ掘り下げたいと思います。 (事例としてご覧下さい)

as-daigaku23.hateblo.jp

今回はチェックリストとしていますが、中にはなくても良い項目もあります。

①報告書の目的について

●誰を対象としているか

 大学執行部でしょうか、教職員でしょうか、学生でしょうか。対象によって報告書で使用する文言や語句が異なります。また分析結果を記載する上で、様々な図表についてどこまで読み取れるかも想定する必要があります。

 ※相関とは何?この数値だと相関は強いの弱いのかは判断つかない、集団の分布の散らばりの程度は何処を見ればいいのかとか、そもそも何が分からないかが分からない場合も充分ありえます。報告会議で質問が出ない=対象者は分かっているとは限らない事は念頭に置いておく必要があります。

●どのように公開するか

  グラフとかフルカラーで出すと綺麗に見える場合もありますが、50ページもある報告書だとフルカラーで印刷できるかというと、費用面から難しい場合もあります。余裕があれば、フルカラー版と単色(あるいは二色)印刷版を作ってもいいのですが、手間がかかります。PDFのみでの公開であればフルカラーでいいかと思います。そうでなければ2色~3色にしておくと、コピー機の2色印刷(フルカラーより印刷費用が安価)とかあると、使いやすいです。例えば、黒と青にして、グラフは青の基本で作成するとかが考えられます。

 

②報告書の内容について

●目的やその集計分析のクエッションを記載しているか

 調査報告書であれば、調査の目的とその公表が報告書の目的となりますが、様々なデータを組み合わせ情報に変換(集計分析)し、報告書にまとめる場合は、それらの分析の目的を記載したほうが分かりやすいと思っています。なんとなくグラフだけ提示されて説明されるよりも、この集計分析の目的は●●です、このような現状から△△というクエッションが考えられるのでこの分析集計を行う、現状からこのような事が考えられるが数値を用いて証明する、

●使用したデータの説明、調査であれば対象者や回答者数といった情報はあるか

 どのようなデータを用いたのかはきちんと明示しましょう。同じメンバーに定例で報告しているのであればともかく、メンバーも変わるや久々に報告する事項だと、そのデータの持つ意味や調査内容はどのようなものかは報告書を見る側は覚えていない時があります。自分が前提としているものが、相手の前提にはなっていないという事をきちんと踏まえましょう。

●(可能であれば)集計分析結果の概要や要約は入れているか

 これを取り上げた理由としては、①忙しい人に膨大な報告書を渡しても読んでもらえないので、最低限押さえておくべきポイントをまとめる、②統計の知識を含め、グラフを読み取る能力は人それぞれであり、苦手な人もいる為、グラフや図表のみでなく、文字として要約があると伝わりやすい、といった点があります。相手が、比較的理解しやすく、簡易な方法でどのように伝わるかを意識しましょう。

 

③報告書の様式について

●文字の大きさは適切ですか?

 対象者の年齢も加味してください。人生経験が豊富な方達ばかりであれば、文字が小さいだけで読んでさえくれません。あとA4サイズの報告書であれば、全て文字でびっしりも厳しいです。文字の情報量が多い場合は、段組みや文字に下線・太字等、見やすくなる工夫もしましょう。

 

④その他

●集計等の一覧表は作成しているか。

 グラフがあれば、集計表は原則残っていると思います。集計表を報告書の中に入れるかどうかといった議論もありますが、報告書に入れない場合でも集計表はファイルにまとめるなどしたほうが後々楽になります。報告書を見て、この数字を詳しくしりたいとかの要望を受ける時もありました。自分は集計分析報告書と、担当者手持ちの集計表のみをまとめた裏報告書を作成しています。(というより、次に担当になる人が分かりやすいように報告書や集計表を作成するべきですね)

 

 分からない人に分かってもらうにはどうしたらいいか、どんなに良い集計分析であっても相手は理解しなければ意味がない、自分がやっているIRの目的に合えば必ずしも難しい分析を必要としない事(=統計分析を行う事がIRの目的ではない事)は頭の片隅に置いておかないといけないのだろうなと思います。自己満足の世界ではなく、例えば報告書を出す場合に、信頼できる人(集計分析の内容が理解できる人と、例えば若手など集計分析の背景・手法・結果があまり分からない人)に見てもらうなどしてみてもいいかもしれないなと感じます。

学びをするもしないも個人の自由~但し、最低限は学ぶべし~

 大学職員の学びについては、インターネットでも現実でも議論は絶えない訳ですが、議論については論者の個々の体験も反映しているケースが多いせいか、大学職員の学びという大きな世界でもありつつも、論者それぞれが自ら土俵を作っており、そこから降りてこず、ただ叫びあっているようにも個人としては感じております。とはいえ、この記事も、一土俵から声高々に叫んでいるに過ぎない事は承知しています。

 

 さて、この記事のタイトルは「学び」としております。「勉強」と思ったのですが、日本国語大辞典でそれぞれの語句の意味を調べると次のようになります。(文章例は省略しました)

「学ぶ」

(1)ならって行なう。まねてする。

(2)教えを受ける。習う。

(3)学問をする。物事の理を修めきわめる。

 「勉強」

(1)(形動)努力をして困難に立ち向かうこと。熱心に物事を行なうこと。励むこと。また、そのさま。

(2)気がすすまないことを、しかたなしにすること。

(3)将来のために学問や技術などを学ぶこと。学校の各教科や、珠算・習字などの実用的な知識・技術を習い覚えること。学習。また、社会生活や仕事などで修業や経験を積むこと。

(4)商品を安く売ること。商品を値引きして売ること。また、比喩的に用いて、大目に見ること。おまけをすること。

まあどちらを見ても、ブログ記事の大意にはあまり影響しないようでしたが、学びのほうが(2)と(3)の意味を見るとしっくりくるので、「学び」としました。

 

 さて、ようやく本題です。もうだいぶ前の事ですが、自分が中学~高校~大学の時は、「社会人になったらもう勉強しなくてもいいのだ!」と思っていました。親も、日曜日にたまに社内資格の勉強している姿をちらっと見るだけで、そんなに大変そうではなかったというのもあります。しかし社会人になってみてからは、社会人としての基本的な事から、その仕事に関する専門的知識を見につける必要がありました。まあ新卒時に入った会社の業界に関する国家資格は、就職活動に有利なようにと在学時に取得したのですが、資格の知識は何も役に立たないこと(余談ですが、この資格を取るために、通信教育を受けていましたが、1年間さぼり、1年間分の教材を1カ月でつめこんで資格試験に挑むという無茶をやったのも良い思い出です)。

 

 大学業界に転職してからも、大学時代に大学関係の仕事をしていたおかげで多少は知識はあったものの、知らない事が多く、関連する規程を読んだり、色々聞いて回ったり、関連する書籍や論文を読む事は必要でした(無論、今でも未だに必要です)。ここまでは私の経験ですが、個人的な意見を言うならば、学びは、組織が必要としているものを最低限見につけていれば、学ぶも学ばないも個人の自由なのではと思うのです。私は学びたくありませんといって、社会人に必要な知識や能力がないのは論外ですが、しいて言えば仕事が出来て結果を出せていればいいのではと思います。

 

 ただ学びをする事は、自分の今後の選択肢の数を増やす、また(増えた、もしくは)今ある手持ちの選択肢から希望の選択を引き当てる確率を上げるといった効果があると思っています。後輩には、仕事で必要な事は教えながらも、学びを広くや深くすればするほど、投資が必要になるので、その事を伝えながら学びについては本人が選択できるようにしていけるように心掛けています。

 (要は出世したり、希望の仕事をしたいなら、学んでアピールすればいいし、仕事は生活する為であってプライベートを充実させたいが第一であれば、最低限の学びでもいいという事です。)