大学アドミニストレーターを目指す大学職員のブログ

高等教育関連の話題が中心。最近は補助金やIR、SDの話題が中心です。

大学の業務分掌という語句についてのメモ~私立大学職員の立場から~

学生がAという相談をする為に、あるB窓口に行ったら「これは、ウチではないから、Cへ行って」。Cへ行ったら「ウチではないから、Dへいって」。Dへ行ったら「Bへ行って」とたらい回しになるケース、よく聞きます。

これは教員も同じような経験が少なからずあるかと思います。(余談ですが、私の所属部署は、大学全体の部署ですので、たらい回しの最後になる部署でもあります。)

 

これは、事務組織や職員の「業務分掌」が一つにあると思っています。「業務分掌」という言葉、広辞苑には「業務分掌」はないのですが、「分掌」は「分けてつかさどること。分担して受け持つこと。」だそうです。(業務分掌は、本学では事務組織レベルで定められ、その分掌に職員がメインとサブで担当が振り分けられています。)

 

さて、業務分掌を取り上げた理由ですが、昨日、「業務分掌」という言葉が

職員の育成やキャリア、またよくある例え話の「教員と職員は車の両輪である」に少なからず影響を与えているのではないかと思ったからです。

 

①各部署でどのような業務を明確にすることは必要であり重要。しかし大学運営を行っていくうえで分掌以外の業務は必ず出てくる。

②業務分掌=担当業務=それ以外はやらなくていいという理解が一部になされている。

③②について、派遣職員等はともかく、専任職員についてはそれでいいかは甚だ疑問。

 (大学職員の幅を狭めることになっているのではないか)

④③より職員の意義・役割は何なのか?今の時代は事務だけをやるのではない。

 求められているのは、教育研究の支援や問題解決もある。そういうのは業務分掌に明

 文化するのは非常に困難。

⑤何かあれば「業務分掌」という言葉が職員にとっての剣であり盾にもなりうる。

 

ぱっと思いついたことを並べましたが、「業務分掌」があるから、その業務だけをやればいいというものでなく、大学(専任)職員であれば、どのように対応するかを考える必要があると思います。

(自分の場合は、自由度が聞く部署でありますので、出来ないことや断らなくてはいけないことも+αをつけて返すように心がけていますが、中々難しい問題です。)