大学アドミニストレーターを目指す大学職員のブログ

高等教育関連の話題が中心。最近は補助金やIR、SDの話題が中心です

大学訪問に思う最低限のマナーについて

大学は、大学にもよりますが、情報公開がされていますので、ホームページやパンフレットである程度の情報は得ることができます。

また学校法人という営利企業でない、特質ゆえか、他大学の知り合いの職員に聞けばかなりのことを教えてくれます。
(よく聞くし、聞かれるのは認証評価や、教職の実地視察などでしょうか)

もちろん知り合いの職員がいないところにも、ヒアリング調査として教育研究やその他の事項についても聞きにいきますし、本学にいらっしゃって話を聞きにこられる教職員の方もいます。

そこで思うのは「何を聞きたいのだろう」何ですよね。

⚪︎⚪︎について聞きたいと言われても、概要であれば情報公開やパンフレットを見てもらえればいいだけです。

またヒアリングするほうも、されるほうも貴重な時間を割いています。

そこで当然の事ですが、私がやっている訪問について、備忘録も兼ねて書いておきます。(余談ですが、全国の大学を訪問させていただきましたが、九州の大学のもてなしが手厚いと思ったのは土地柄なのでしょうか)

1.その大学について、徹底的に情報収集をする。
特に聞きたい事項については、調べられるものは、調べましょう。相手に概要を聞きたいというのは、時間の無駄です!

2.ヒアリング内容についての書面作成
多くてもA4用紙1枚ぐらいでしょうか。たくさんあれば要点はしぼりましょう

3.アポイントをとる
候補日は複数ぐらいあるといいです。

4.ヒアリング内容の書面を送付
3と4は前後することもあります。内容を見てから、調査を引き受けていただけるケースも多いです。また、私はアポイントが取れたら、正式な依頼状を送っています。

5.調査の数日前に相手へアポイントの確認

6.調査 当日  手土産は複数用意
手土産はかかせませんが、いつも複数用意をしています。内容によっては複数の部署に聞きますし、教員に対応いただくこともあります。また誰が出ていただけるかは当日になってみないとわかりません。
もちろん自大学のパンフレットは忘れずに!

7.調査終了後、お礼
必ずお礼は忘れずに。調査翌日に電話と、後日書面でお礼状を送付しています。

要点だけ書いてみましたが、何故これを書こうと思ったかというと、調査を受けるときに、最低限のことができないケースが多いと思います。
最低限のビジネスマナーであるはずが、訪問依頼もメールと電話のみで、何が聞きたいかわからない。当日、時間が余るからの施設見学をして帰っていく。これではあまりにも無駄が多いです。

もちろんこれも充分ではありませんし、地域や大学によっても、異なることがあると思いますので、1大学の事例として。





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