大学アドミニストレーターを目指す大学職員のブログ

高等教育関連の話題が中心。最近は補助金やIR、SDの話題が中心です。

IRと大学職員㉓データ保持(保存)ポリシー(方針)の策定と公開が必要ではないか

 IRや評価の業務を行う上で、システムにアクセスして情報を得るだけではなく、様々なデータを各部局や部署に依頼していただく事があります。その結果はレポートとして出力されるわけで、データがどのように使われたかは端的であっても分かる訳です。

 ただ、データを渡す上でふと「このデータはどのように管理されているのだろうか?」や「何かあった際にバックアップはされているのだろうか?」といったような不安を感じる事はないかと推察しています。

 IRを担う人はデータや情報を扱うプロだから、全て一任しろとか、まかせろとかの話は理解は出来るのですが、だからこそIRを担う部署はデータや情報の分析結果だけではなく、次に示した例について定め、学内に広く公開しないとならないのではと思っています。

<例>

・データをどのようにもっているか

 データはどのように管理し、保管されているでしょうか?スタンドアローンのPCでしょうか?それとも独自のシステムやDBでしょうか?

 またデータではなく、紙面といったものの場合はどのように管理されているでしょうか?(例えば、保管しているロッカーや部屋の施錠はどうしているか)

・それぞれのデータライフサイクルにあわせて、どのようにデータを保管するのか

 そもそも、データライフサイクルを定めないといけないのですが、文書管理規程などと関連しそうです。また文書保管はスペースをとるけど、データ管理と保存のコストについて問題があまり顕在しにくいような気がするのですが。

・バックアップはどうするか?

 これは、データを管理している端末やサーバーもですが、IRを担う担当者が1人しかいない場合に、他の誰がアクセスできる権限があるかといったマネジメントの意味でのバックアップも必要かと思います。(万が一、IR担当者に何かあった際に、何もアクセスできなくなったは洒落になりません)

 たぶんこういう話をすると、学内の組織や担当者を信用できないのかという事が言われるかもしれません。しかし、その業務に専任するからこそ、データ収集や集計・分析、報告だけではなく、その途中のプロセスもしっかりやっている事を示すことが必要なのではないだろうかと思います。